„Wir verstehen uns grundsätzlich als Möglichmacher“

Das Team von Düsseldorf Convention und unsere Kollegen von Düsseldorf Congress bereiten sich derzeit auf ihren gemeinsamen Messeauftritt auf der IBTM World vor. Die IBTM gehört zu den weltweit größten Fachmessen der MICE-Branche und findet in diesem Jahr aufgrund der anhaltenden Pandemielage rein virtuell statt.

Im Interview berichten Mandy Pahl-Bauerfeind, Director Sales bei Düsseldorf Congress und Jens Ihsen, Director von Düsseldorf Convention über ihre Erwartungen an die digitale Messe, sprechen aber auch über die aktuelle Lage in Düsseldorf.
 

Die IBTM World, eine der weltweit größten MICE-Fachmessen, findet in diesem Jahr rein virtuell statt. Damit laufen doch auch die Vorbereitungen sicher ganz anders ab als gewohnt, oder?

Jens Ihsen: Ja und Nein. Die Vorbereitungen finden digital statt. Die Vorstellungskraft eines virtuellen Messestands stellt uns vor eine neue Herausforderung. Die IBTM hat wirklich eine großartige Möglichkeit geschaffen, um uns Supplier und die Buyer so nah wie möglich zusammen zu bringen.
 

Welche Erwartungen habt ihr an die virtuelle Messe?

Jens Ihsen: Wir freuen uns auf den Erfahrungsaustausch mit unterschiedlichen Buyern und möchten dabei erfahren, was ihnen wichtig ist. Natürlich wollen wir uns aber auch auf die Shoppingliste der großen Verbände sowie bei den Corporates bringen.

Mandy Pahl-Bauerfeind: Für uns ist die IBTM die erste Teilnahme an einer rein virtuellen Messe. Unsere Erwartungen unterscheiden sich dabei nicht grundlegend von denen einer klassischen Messeteilnahme.
Wir freuen uns auf die Gespräche und den unmittelbaren Austausch mit den Buyern. Wirtschaftliche Aktivitäten mit unseren Veranstalterzielgruppen und die Gewinnung von Neukunden wurden in diesem Jahr durch die Pandemie stark gebremst bzw. erschwert. Umso wichtiger ist es für uns, sich auf der virtuellen IBTM treffen zu können und zu erfahren, welche aktuellen Bedürfnisse oder veränderte Anforderungen jeder hat und wie wir mit unserem Produkt- und Dienstleistungsportfolio entsprechend helfen können.
 

Wie steht ihr generell zu hybriden oder virtuellen Veranstaltungsformaten? Glaubt ihr, dass dadurch langfristig physische Events abgelöst werden?

Jens Ihsen: Ich glaube, das beste hybride Event ist das, an dem ich LIVE teilgenommen habe.Es werden vermutlich einige Formate hybrid sattfinden – der Mensch ist jedoch ein soziales Wesen. Wir glauben an echte Begegnungen und freuen uns auf authentische, rheinische Begegnungen in Düsseldorf!

Mandy Pahl-Bauerfeind: Ich glaube, digitale Veranstaltungsformate werden in der Zukunft mindestens gleichberechtigt neben physischen Veranstaltungen stehen. Das multisensorische Teilnehmererlebnis eines physischen Events ist durch rein digitale Technologien aber nicht ganz zu ersetzen. Und wenn Menschen nachhaltig emotionalisiert werden sollen, sind Live-Events sicherlich das zu bevorzugende Medium. Ich denke, die Kombination aus beidem wird sich durchsetzen: hybride Formate, die die Vorteile physischer Veranstaltungsplattformen nutzen und durch virtuelle Angebote erweitern.  
 

Lasst uns noch einmal gemeinsam auf die Situation in Düsseldorf gucken. 
Mandy, 2020 war für Düsseldorf Congress ein sehr herausforderndes Jahr. Aufgrund der Covid-19-Pandemie konnten nur wenige der geplanten Veranstaltungen überhaupt durchgeführt werden. Ist das Glas für dich halb leer oder halb voll?

Mandy Pahl-Bauerfeind: Definitiv halb voll. Natürlich war es ein sehr herausforderndes Jahr und mit dem Jahreswechsel wird sich das auch nicht schlagartig ändern. Aber ich denke, es ist wichtig, positiv zu sein, nach vorne zu blicken und solche Zeiten vor allem auch als Chance zu verstehen. Wir haben uns in diesem Jahr mit so vielen neuen Themen und Anforderungen beschäftigt, sind teils sehr spontan damit konfrontiert, Lösungen zu finden oder neue Produkte zu entwickeln und haben in vielen Bereichen unsere Kompetenzen ausbauen können. Das hilft uns in der Zukunft.
Außerdem sind wir dieses Jahr – trotz Distanz – viel näher mit unseren Kunden zusammengerückt. Der respektvolle, verantwortungsbewusste Umgang miteinander und das Verständnis füreinander bzw. die Probleme des jeweils Anderen hat uns in den meisten Fällen gute gemeinsame Lösungen erarbeiten lassen. Der Kontakt ist dadurch viel intensiver und partnerschaftlicher geworden.  Und zu guter Letzt: Ich glaube fest daran, dass die persönliche Begegnung von Menschen auch in Zukunft eine bedeutende Rolle spielen wird und freue mich darauf, mit dem CCD Congress Center Düsseldorf dann wieder die Plattform dieser Begegnungen sein zu können. 
 

Jens, wie wirken sich die anhaltenden Beschränkungen insgesamt auf den Düsseldorfer Convention-Markt aus?

Jens Ihsen: Die Tagungshotellerie Düsseldorf war in 2019 deutschlandweit die zweitstärkste Destination. Wir sehen einen starken Rückgang bei Veranstaltungen in 2020 und bewegen uns bei nur 10%. Jedoch hatten wir in den Monaten August und September einen starken Zuwachs an Verbandsveranstaltungen in Düsseldorf. Es finden darüber hinaus schon sehr viele hybride Veranstaltungen in Düsseldorf statt.

In der aktuellen Situation ist Flexibilität ein entscheidender Faktor. Welche Maßnahmen habt ihr ergriffen, um Veranstaltungen trotz der Krise möglich zu machen?

Mandy Pahl-Bauerfeind: Wir verstehen uns grundsätzlich als Möglichmacher. Aber jede Veranstaltung ist anders und muss hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit individuell betrachtet werden. Aktuell können Veranstaltungen „so wie immer“ einfach nicht geplant werden. Entscheidend ist deshalb, dass die Beteiligten sich mit allen Elementen der Organisation neu befassen und den Willen zur Veränderung mitbringen. Außerdem sorgen die sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen bei vielen Veranstaltern für große Unsicherheit. Ihnen diese zu nehmen und sie bei der Planung und Durchführung ihrer Veranstaltungen zu begleiten, stand für uns von Beginn an im Vordergrund. Als ganz konkrete Maßnahme haben wir sehr früh ein umfangreiches Schutz- und Hygienekonzept entwickelt, das die durch den Gesetzgeber geforderten Maßnahmen auf die Gegebenheiten im CCD überträgt und die Umsetzung detailliert beschreibt. Dieses wird auf unserer Webseite zum Download bereitgestellt und ist die Basis der Beratungsgespräche mit unseren Kunden. So können B2B-Veranstaltungen rechtskonform und mit höchstmöglicher Sicherheit durchgeführt werden.
Wir haben außerdem verschiedene Streaming-Pakete entwickelt, die unseren Kunden schnell ermöglichen, auf rein virtuelle oder hybride Formate zu wechseln, indem die Tagungsräume in Streaming- und Broadcasting-Studios umfunktioniert werden. 
Und auch durch die Bereitschaft zur flexiblen und unkomplizierten Erweiterung von Raumkonzepten bei gebuchten Veranstaltungen, angepasste Preismodelle für neue Veranstaltungsanfragen unter Schutz- und Hygieneauflagen oder die flexible Anpassung von Stornierungsbedingungen konnten wir Veranstaltungen in diesem Jahr möglich machen.

Jens Ihsen: Wir haben ein Workbook für Meeting Planner erstellt, das im Dezember 2020 veröffentlicht wird. Dieses Workbook stellt die derzeit benötigte Flexibilität, Kreativität und Anpassungsfähigkeit unserer Partner dar und ist somit für Veranstaltungsplaner ein sehr guter Überblick sowie eine Hilfestellung für die Realisierung der Veranstaltung.
 

Mandy, was ist dein wichtiges Learning aus den vergangenen Monaten?

Mandy Pahl-Bauerfeind: Für mich persönlich haben die vergangenen Monate bewiesen, dass Vertrauen, Ruhe, Verantwortungsbewusstsein und Empathie gute Begleiter auf dem Weg durch die Krise sind. Zusammen mit Demut, Weitsicht und durchaus ein wenig Wagemut bei einzelnen Aktionen ist genau jetzt die Zeit, das zu gestalten, was nach der Krise wichtige Errungenschaften für unser Leben und Arbeiten sein werden.
 

Jens, gibt es trotz der schwierigen Situation ein besonderes Jahreshighlight, das du mit uns teilen möchtest?

Jens Ihsen: Ein Highlight war das hybride Meetingformat „maximice extended“ für Meeting Planner. Wir konnten 60 Teilnehmer vor Ort begrüßen sowie weitere 100 Teilnehmer digital gewinnen. Wir haben somit gemeinsam mit dem CCD ein Exempel statuiert und Agenturen und Endkunden gezeigt, wie Meetings in Zeiten der Pandemie möglich sind. Ein weiteres Highlight war sicherlich der „Caravan Salon“ auf dem Messegelände mit einem perfekt ausgearbeitetem Hygienekonzept der Messe Düsseldorf.